Bengkel Pengurusan dan Penulisan Minit Mesyuarat

Duration :

2 days ( 9am – 5pm )

Medium :

Bahasa Malaysia

Pendahuluan:

Mesyuarat amat penting untuk mencapai sesuatu keputusan dengan cepat dan tepat. Ini betul bagi semua jenis organisasi, sama ada besar atau kecil. Namum kebanyakan masa, mesyuarat antara aktiviti yang tidak digemari oleh mereka yang terlibat dengannya. Dan hasilnya matlamat mengadakan mesyuarat tidak kesampaian, dan sebarang keputusan tidak berjaya dibuat untuk mengatasi masalah berbangkit.

Untuk memastikan sesuatu mesyuarat itu berjalan lancar dan dengan jayanya bergantung  kepada bagaimana ia dikendalikan dan yang lebih penting, apa yang dibincangkan di dalam mesyuarat tersebut. Hanya melalui pengambilan dan penulisan minit mesyuarat yang tepat sahaja hadirin ke mesyuarat tersebut dapat mengingati apa yang dibincangkan serta apa tindakan yang perlu diambil.

Oleh itu, pencatat minit, atau setiausaha mesyuarat, perlu tahu dan mahir dalam tugasnya agar semua yang menerima dan membaca minit mesyuarat kelak faham serta tahu tanggungjawab masing-masing selepas mesyuarat selesai.

SASARAN PESERTA BENGKEL: 

Personel yang perlu mencatat minit, setiausaha rasmi dan tidak rasmi, personel yang perlu sering hadir ke mesyuarat, penyelia serta mereka yang berminat untuk meningkatkan prestasi diri dengan kemahiran halus (soft skills).

• Antara objektif bengkel ini adalah:
  • Memberi kefahaman serta pendedahan kepada peserta mengenai pentingnya minit mesyuarat;
  • Melatih peserta bagaimana menguruskan mesyuarat dan minit dengan berkesan;
  • Mempraktikkan format yang tepat dalam mencatat dan merekod minit dalam mesyuarat;
  • Mendalami urusan perjalanan syarikat dan organisasi sendiri melalui kehadiran ke mesyuarat;
  • Mengetahui dengan tepat gaya bahasa yang sesuai dalam penulisan minit dan dokumen lain berkaitan mesyuarat;
  • Meningkatkan keyakina diri dengan pengambilan dan penulisan minit yang tepat dan efektif.

• Peserta akan diberi bahan rujukan bertulis;
• Peserta akan menjalani penilaian diri sebelum bengkel;
• Fasilitator akan membimbing dalam kegiatan individu dan berkumpulan;
• Pembentangan kajian kes dan simulasi;
• Pelan Tindakan Peribadi.

Antara topik utama yang akan dibentangkan dalam bengkel 2 hari ini termasuk:

MENGENALI SESI MESYUARAT

• jenis dan tujuan mesyuarat diadakan;
• kehadiran dan tanggungjawab hadirin ke mesyuarat;
• langkah kecemasan;

PERSEDIAAN SESI MESYUARAT

• sebelum, sewaktu dan selepas;
• Tatacara menyediakan kertas cadangan;
• fail mesyuarat;

MINIT

• format rasmi dan tidak rasmi;
• jenis-jenis minit;
• butiran perlu ada dalam minit mesyuarat;
• pengesahan minit mesyuarat;

TIPS CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK

• menulis minit mesyuarat dengan berkesan;
• penggunaan bahasa yang sesuai sama ada formal atau santai;
• gaya bahasa dan ayat;

BENGKEL

• amali menulis minit mesyuarat;

SISTEM

• merekod & mengesan keputusan mesyuarat;
• pengedaran serta penyimpanan minit;
• 5 S Kaizen dalam penyimpanan rekod dan minit mesyuarat;

KESIMPULAN

• Pelan Tindakan Peribadi